Dråpen i Havet har i løpet av ett og et halvt år sendt 3000 frivillige fra 35 land til Hellas for å bistå mennesker på flukt. I dette havet av frivillige har vi en utømmelig kilde av erfaringer og ferdigheter som daglig forbedrer organisasjonen og hvordan vi arbeider. Nylig har to dråper skapt The Drop App som har revolusjonert måten vi organiserer lager og distribusjon i flyktningleiren Nea Kavala.
Dråpen i Havets marked i Nea Kavala
Maarten Hunink ble en del av Dråpen i Havet da han meldte seg som frivillig i Athen i Juni 2016. I november returnerte han til flyktningleiren Nea Kavala nord i Hellas, og fikk ansvar for Dråpen i Havets lager og marked, som distribuerer mat, klær og andre nødvendigheter til beboere av leiren. Vi arbeidet ut fra et excel-ark, forteller Maarten, men vi syntes det var rotete og var usikre hvordan vi kunne overføre det systemet vi utviklet til nye frivillige uten at alt ble kaos. Maarten tok kontakt med en tidligere kollega, Bart Driessen, i Nederland med forespørsel om de kunne finne på noe som løste problemet, og med det var arbeidet med dråpevalutaen og The Drop App påbegynt.
I dag er The Drop App en integrert del av hverdagen til frivillige og beboere i Nea Kavala, og fungerer slik at hver familie får tildelt en fastsatt tid hver uke, da de kan besøke markedet til Dråpen i Havet. Der får de tildelt et “dråpekort” med nummeret til konteineren de bor i, familiens navn og hvor mange dråper de har på konto. Etter å ha mottatt dråpekortet sitt kan familiene te seg som om de handler i en vanlig butikk. Prøve forskjellige klær, og ta seg tid til å velge det de vil ha før de går til utgangen, der Dråpen i Havets frivillige registrerer varene og tar betalt i dråper fra dråpekortene. Prosessen har blitt mye smidigere, forteller Bart, og registreringen i appen gjør at vi i ettertid lett får oversikt over hvilke varer og størrelser beboerne ønsker.
Eksempel på statistikk vi får ut av The Drop App. Klikk på bildet for å se større versjon.
I ettertid kan The Drop App presentere den informasjonen den har samlet på en oversiktlig måte for oss i Dråpen i Havet, slik at vi dag for dag kan følge behovet til beboerne i leiren. Vi vet nøyaktig hvor mange som benytter seg av markedet vårt og hvilke størrelser de behøver. I tillegg kan vi se at vinteren nærmer seg slutten fordi færre og færre ønsker seg vinterjakker, at salget av underbukser og sokker er stabilt høyt, og at behovet for joggebukser med strikk i ankelen er umettelig.
Innføringen av dråpevalutaen gjorde arbeidet mye enklere for de frivillige i markedet. På lageret var situasjonen annerledes. Eskene ble merket med nummerkoder som fortalte hva som lå inne i dem, avfotografert og så registrert i The Drop App, men ting beveger seg fort på et lager. Kveldene ble brukt til å gå gjennom uklare bilder av hvor eskene var plassert på slutten av dagen, tyde nummereringen og oppdatere plasseringen i databasen. Da Bart skulle reise hjem etter tre uker var det klart for både ham og Maarten at systemet trengte en forbedring.
Løsningen kom da Bart sitt fly ble forsinket i seks timer på flyplassen ut av Hellas. Jeg satte meg på kafeen og begynte å pusle med en logistikkløsning for lageret, og 90 % av det som ble QR-systemet ble bygget mens jeg satt der. Både Bart og Maarten følte i utgangspunktet at systemet Bart hadde bygget var overutviklet for formålet, men i ettertid har de erfart at de andre frivillige forsto det raskt, at det fjernet behovet for kveldsarbeid og at det minsket muligheten for menneskelig svikt betraktelig. Nå klistrer vi bare en QR-kode på esken når vi vet hva som er i den, skanner koden med mobilen og registrerer plassering og innhold i systemet der og da, sier Maarten før han legger til at det viktigste muligens er at det er mye lettere å lære opp nye frivillige i dette systemet enn i det forhenværende. (se video fra lageret i Nea Kavala og hvordan systemet fungerer under artikkelen).
Bart og Maarten reiser nå rundt i Hellas for å implementere hele eller deler av The Drop App i de andre leirene vi arbeider i, noe vi som organisasjon kommer til å tjene på. Vi Dråpen i Havet opplever daglig at frivillige har spesialkompetanse fra sine “tidligere liv”, som kommer oss og flyktningene til gode. Dette gjør oss til en bedre organisasjon og vi er veldig takknemlig for frivillige, som Bart og Maarten, som deler sin kunnskap, entusiasme og oppfinnsomhet med oss.